Upozornenie o ochrane osobných údajov pre segment DRS a TBS

Upozornenie o ochrane osobných údajov

spoločnosti SENSONEO j. s. a. pre segment DRS a TBS

(s účinnosťou od 31. januára 2024)

1. ÚČEL TOHTO OZNÁMENIA. SPRÁVCA ÚDAJOV
   • Aký je účel tohto oznámenia o ochrane osobných údajov?

Cieľom tohto oznámenia o ochrane osobných údajov (ďalej len “Oznámenie”) je pomôcť obchodným partnerom a iným súkromným osobám pochopiť, ako spoločnosť SENSONEO j. s. a., IČO 50 746 057 (ďalej len “Spoločnosť”) spracúva osobné údaje súkromných osôb, ktoré so spoločnosťou spolupracujú (priamo alebo nepriamo prostredníctvom svojich zamestnávateľov).

Oznámenie je určené každej súkromnej osobe, ktorá (v rozsahu, v akom je to ešte uplatniteľné) mala so Spoločnosťou nadviazaný vzťah, alebo ktorej osobné údaje boli Spoločnosti poskytnuté zamestnávateľom takejto súkromnej osoby. Bez ohľadu na to, či ste naším obchodným partnerom alebo zástupcom (alebo zamestnancom) nášho obchodného partnera, alebo či ste boli naším obchodným partnerom nominovaný ako kontaktná osoba obchodného partnera, alebo či ste Spoločnosti iba poslali e-mail, poštu alebo inú formu komunikácie, v rozsahu, v akom naše stretnutie s vami viedlo k tomu, že Spoločnosť mala prístup k vašim osobným údajom, sa vás toto Oznámenie týka.

Oznámenie si treba pozorne prečítať celé. Spoločnosť sa snažila zabezpečiť, aby Oznámenie obsahovalo úplné a zrozumiteľné informácie o činnostiach spracovania vašich osobných údajov. Ak však máte akékoľvek otázky alebo si nie ste istý akýmkoľvek aspektom spracovania vašich osobných údajov Spoločnosťou, neváhajte nás kontaktovať na nasledujúcej e-mailovej adrese: security@sensoneo.com alebo na telefónnom čísle: +421 947 924 767.

Kto je prevádzkovateľom údajov?

Prevádzkovateľom osobných údajov je Spoločnosť (t. j. SENSONEO j. s. a. so sídlom Kollárova 27, 841 06 Bratislava – Záhorská Bystrica, Slovenská republika, IČO 50 746 057).

Spoločnosť potrebuje spracúvať vaše osobné údaje, aby mohla plniť svoje zmluvné a iné zákonné povinnosti. Spoločnosť môže zároveň potrebovať spracúvať vaše osobné údaje na ochranu svojich oprávnených záujmov vrátane prevádzkovania svojich obchodných činností primeraným spôsobom a na ochranu svojich zákonných práv a záujmov.

Cieľom Spoločnosti je spracúvať všetky osobné údaje v súlade s platnými právnymi predpismi o ochrane osobných údajov, najmä (i) Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a o zrušení smernica 95/46/ES, a (ii) slovenským zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (v platnom rozsahu). Cieľom Spoločnosti je tiež zabezpečiť, aby všetky spracovateľské operácie boli vykonávané bezpečným spôsobom len v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie účelu spracúvania, ako je popísané nižšie.

• Čo sa môže stať, ak osobné údaje nebudú poskytnuté spoločnosti?

Spoločnosť má množstvo zmluvných a právnych záväzkov voči svojim obchodným partnerom a voči orgánom verejnej moci alebo iným verejným orgánom. Na splnenie týchto povinností, ale aj na zabezpečenie ochrany záujmov Spoločnosti je potrebné spracúvať vaše osobné údaje.

Ak vaše osobné údaje nie sú Spoločnosti poskytnuté, Spoločnosť nemusí byť schopná plniť svoje záväzky, čo môže mať za následok, že Spoločnosť nebude môcť uzavrieť alebo v plnom rozsahu plniť zmluvu so svojím obchodným partnerom.

2. OSOBNÉ ÚDAJE. OPERÁCIE SPRACOVANIA
   • Odkiaľ pochádzajú vaše osobné údaje?

Spoločnosť získava osobné údaje priamo od vás alebo od vášho zamestnávateľa, ktorý poskytol vaše osobné údaje Spoločnosti počas obchodného vzťahu. Spoločnosť môže získať niektoré osobné údaje aj od orgánov verejnej moci v súvislosti s ich dožiadaniami alebo vyšetrovaniami. Môže sa tiež stať, že Spoločnosť bude spracúvať osobné údaje, ktoré sú verejne dostupné, najmä pokiaľ ide o kontaktné údaje, ktoré obsahujú aj odkaz na konkrétnu osobu. Upozorňujeme tiež, že Spoločnosť môže o vás vytvoriť ďalšie údaje, ktoré by mohli byť kvalifikované ako osobné údaje, a Spoločnosť bude takéto osobné údaje používať a uchovávať.

• Aké osobné údaje spoločnosť spracúva?

Ak si konkrétna situácia nevyžaduje inak, osobné údaje, ktoré bude spoločnosť spracúvať, môžu zahŕňať:

(a)        identifikačné a charakteristické údaje: ako je meno, priezvisko, údaje o vašom zamestnávateľovi a vašej pracovnej pozícii a

(b)        kontaktné údaje: ako je (firemná) adresa, (firemné) telefónne číslo, (firemná) e-mailová adresa.

Spoločnosť nebude vyhľadávať žiadne iné osobné údaje, ale nemôže vylúčiť, že v rámci obchodného vzťahu so svojím obchodným partnerom bude mať k dispozícii iné osobné údaje. Spoločnosť prijme opatrenia, ktoré zabránia spracúvaniu takýchto ďalších osobných údajov.

• Na aké účely spoločnosť spracúva vaše osobné údaje?

Spoločnosť spracúva osobné údaje svojich obchodných partnerov, zástupcov obchodných partnerov a/alebo kontaktných osôb obchodných partnerov na plnenie svojich zmluvných a zákonných povinností (napríklad vedenie účtovníctva, daňové účely a podobne).

Takéto osobné údaje môžu byť spracúvané aj na účely oprávnených záujmov Spoločnosti zameraných na zabezpečenie efektívneho a bezpečného vykonávania obchodných činností Spoločnosti a ochranu práv a oprávnených záujmov Spoločnosti.

• Aký je právny základ pre spracovateľské operácie?

Podľa platných zákonov o ochrane údajov sa osobné údaje môžu spracúvať len na základe primeraného právneho základu. Spoločnosť spracúva osobné údaje na základe týchto právnych základov:

(a)        plnenie zmluvy

Spracovanie údajov Spoločnosťou je nevyhnutné na to, aby Spoločnosť mohla plniť svoje záväzky vyplývajúce zo zmluvy uzavretej s vami alebo s vaším zamestnávateľom.

(b)        plnenie zákonnej povinnosti

Spracúvanie údajov Spoločnosťou je nevyhnutné na to, aby Spoločnosť mohla plniť svoje povinnosti stanovené zákonom, vrátane zasielania údajov úradom.

(c)        oprávnený záujem Spoločnosti, ktorým je (i) uplatnenie nárokov alebo obrana proti nim a (ii) preukázanie súladu s platnými zákonmi (napríklad na žiadosť dozorných orgánov).

V prípadoch, keď je spracúvanie údajov Spoločnosťou založené na oprávnenom záujme Spoločnosti, Spoločnosť po dôkladnom zvážení dospela k záveru, že vaše záujmy alebo základné práva a slobody, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, neprevažujú nad oprávneným záujmom Spoločnosti.

• Ako dlho sa budú vaše osobné údaje spracovávať?

Spoločnosť nebude uchovávať ani spracúvať osobné údaje dlhšie, ako je potrebné na splnenie účelu spracúvania alebo ako je stanovené alebo povolené platnými zákonmi. Preto po splnení účelu v súvislosti s konkrétnym typom osobných údajov Spoločnosť prestane používať osobné údaje na tento účel, a ak tie isté údaje nie sú relevantné na žiadny iný účel, príslušné osobné údaje vymaže čo najskôr, ako je to primerane možné.

Základným pravidlom je, že Spoločnosť bude uchovávať a spracúvať vaše osobné údaje počas trvania zmluvy s obchodným partnerom a po dobu desiatich rokov po jej ukončení, pokiaľ platné právne predpisy nestanovujú inú dobu. Spoločnosť bude v rámci možností anonymizovať vaše osobné údaje na ich použitie na štatistické účely.

3. VAŠE PRÁVA
   • Čo robí spoločnosť na ochranu vašich osobných údajov?

Spoločnosť zabezpečuje prísne dodržiavanie zásad ochrany osobných údajov stanovených platnými zákonmi o ochrane údajov. Spoločnosť najmä zabezpečuje, aby (i) sa spracúvali len tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na účel spracúvania, (ii) osobné údaje sa spracúvali len na účel, na ktorý boli zhromaždené, alebo (v rozsahu povolenom platnými zákonmi o ochrane údajov) na účel, ktorý je zlučiteľný s pôvodným účelom, a (iii) osobné údaje sa nespracúvali dlhšie, ako je nevyhnutné.

Osobné údaje sa ukladajú a spracúvajú manuálne a tiež automaticky pomocou elektronických zariadení.

Spoločnosť prijala primerané technické, administratívne, fyzické a procesné ochranné opatrenia na ochranu osobných údajov pri ich používaní a držbe, aby zabezpečila ochranu týchto osobných údajov pred zneužitím, neoprávneným prístupom, zverejnením, poškodením, zmenou a zničením. Medzi takéto opatrenia patria:

• technické ochranné opatrenia: napr. firewally, antivírusový softvér a softvér na ochranu koncových bodov, šifrovacie technológie, prístup chránený heslom a monitorovanie našich systémov a dátových kanálov s cieľom zabezpečiť dodržiavanie našich bezpečnostných zásad,
• opatrenia fyzickej ochrany: napr. zatvorené dvere a kartotéky, kontrolovaný vstup do priestorov Spoločnosti a
• organizačné ochranné opatrenia: prostredníctvom vzdelávacích a osvetových programov týkajúcich sa bezpečnosti a dôvernosti s cieľom zabezpečiť, aby zamestnanci Spoločnosti chápali a poznali dôležitosť ochrany osobných údajov a nástroje, ktoré sú povinné používať, ďalej tiež prostredníctvom politiky ochrany údajov a predpisov, ktoré definujú, ako Spoločnosť spracúva osobné údaje.
  • Aké sú vaše práva týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov?

Platné zákony o ochrane údajov vám priznávajú niekoľko práv, pokiaľ ide o spracovanie vašich osobných údajov. Podrobnosti o týchto právach sú uvedené nižšie. Uvedomte si, že nižšie uvedené práva môžu byť za určitých okolností obmedzené (napr. v prípade súdneho konania týkajúceho sa vašej osoby). Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa vašich práv, neváhajte kontaktovať spoločnosť.

Právo na informácie

Ako dotknutá osoba máte právo byť informovaní o všetkých dôležitých aspektoch spracovateľských operácií týkajúcich sa vašich osobných údajov, pokiaľ platné zákony o ochrane údajov nestanovujú inak. Spoločnosť si plní svoju povinnosť informovať vás predovšetkým prostredníctvom tohto oznámenia. Spoločnosť však môže z času na čas distribuovať ďalšie informácie alebo aktualizovať toto Oznámenie, aby zabezpečila, že budete mať vždy správne a aktuálne informácie o operáciách spracovania.

Právo na prístup a opravu

Máte právo požiadať o prístup k osobným údajom, ktoré sa vás týkajú. To zahŕňa právo na informácie o tom, či sa spracúvajú vaše osobné údaje, aké osobné údaje sa spracúvajú a na aký účel sa spracúvajú. Spoločnosť nemusí poskytnúť vaše osobné údaje, ak by to malo nepriaznivý vplyv na práva a slobody iných osôb. Máte tiež právo na opravu alebo doplnenie osobných údajov, ak sú osobné údaje nepresné alebo neúplné.

Právo na vymazanie (“právo byť zabudnutý”)

V určitých prípadoch máte právo požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, napr. ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené, a neexistujú žiadne iné právne základy na ich ďalšie spracúvanie, ak je spracúvanie nezákonné alebo ak je potrebné osobné údaje vymazať, aby spoločnosť mohla splniť zákonnú požiadavku. Upozorňujeme, že Spoločnosť môže vašu žiadosť zamietnuť, ak je spracovanie povolené alebo požadované podľa zákona alebo iného relevantného právneho základu.

Právo namietať a obmedzenie spracovania

Máte tiež právo namietať proti určitému spracovaniu alebo požadovať obmedzenie spracovania osobných údajov, napríklad ak sa domnievate, že osobné údaje nemusia byť správne, ak sa domnievate, že spracovanie je nezákonné, alebo ak sa domnievate, že spoločnosť už osobné údaje nepotrebuje na účely uvedené v tomto oznámení.

Právo na prenosnosť údajov

Máte tiež právo požadovať, aby vám boli osobné údaje o vás, ktoré ste sami poskytli, ak sa takéto osobné údaje spracúvajú s vaším súhlasom alebo v súlade so zmluvou medzi vami a Spoločnosťou, poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, a môžete tiež požadovať, aby sa takéto osobné údaje preniesli inému prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné.

• Čo máte robiť, ak chcete uplatniť svoje práva alebo ak máte sťažnosť?

Ak chcete uplatniť svoje práva, môžete (i) kontaktovať Spoločnosť prostredníctvom vyššie uvedených kontaktných údajov alebo (ii) kontaktovať zástupcu Spoločnosti, ktorý vám bol oznámený ako kontaktná osoba Spoločnosti. Upozorňujeme, že môžete byť kontaktovaní za účelom overenia vašej totožnosti, aby vaše osobné údaje neboli zverejnené alebo prerokované s inou osobou ako s vami.

Ak máte sťažnosť týkajúcu sa spracovania vašich osobných údajov Spoločnosťou, obráťte sa na Spoločnosť na vyššie uvedených kontaktných údajoch a predložte jej svoju sťažnosť. Sťažnosť môžete podať aj priamo dozornému orgánu, ktorým je:

Názov:         Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky

Adresa:       Hraničná 12, 820 07, Bratislava 27, Slovenská republika

Telefón/fax:  +421 2 323 132 14

E-mail:         statny.dozor@pdp.gov.sk

Webová stránka:           https://dataprotection.gov.sk/uoou/ 

Máte nesporné právo podať sťažnosť priamo dozornému orgánu alebo využiť iné opravné prostriedky, ktoré máte k dispozícii podľa platných zákonov (o ochrane údajov). Spoločnosť sa však domnieva, že akákoľvek vaša žiadosť alebo sťažnosť môže byť riešená medzi vami a Spoločnosťou, a preto vám Spoločnosť odporúča, aby ste svoju žiadosť alebo sťažnosť najskôr predložili Spoločnosti a až potom sa obrátili na orgány. Spoločnosť vás ubezpečuje, že každá žiadosť alebo sťažnosť bude vybavená v súlade s platnými zákonmi o ochrane údajov.

4. PRÍJEMCOVIA ÚDAJOV. TRETIE STRANY. PRENOSY
   • Kto má prístup k vašim osobným údajom?

Spoločnosť spracúva vaše osobné údaje prostredníctvom svojich zamestnancov alebo externých poskytovateľov služieb.

Každý zamestnanec, ktorý má prístup k vašim osobným údajom, bol riadne vyškolený a informovaný o pravidlách a zásadách odovzdávania vašich osobných údajov. Títo zamestnanci získajú prístup k vašim osobným údajom len v súlade so zásadou minimalizácie, čo znamená, že budú mať prístup len k tým osobným údajom, ktoré sú nevyhnutne potrebné na účel spracovania na výkon ich práce.

V prípadoch, keď vaše osobné údaje spracúva poskytovateľ služieb, ktorého si Spoločnosť najala, Spoločnosť a poskytovateľ služieb uzatvoria zmluvu o spracovaní údajov v súlade s platnými zákonmi o ochrane údajov. Takíto poskytovatelia služieb môžu zahŕňať (bez obmedzenia) poskytovateľa(-ov) IT služieb. Každá osoba spracúvajúca vaše osobné údaje sa musí riadiť pokynmi Spoločnosti.

Spoločnosť môže vaše osobné údaje preniesť aj tretím stranám, ktoré ich spracúvajú na vlastné účely. Medzi takéto tretie strany patria (bez obmedzenia) (i) orgány verejnej moci alebo orgány (napr. daňový úrad), a to najmä v súvislosti s plnením povinností Spoločnosti alebo s cieľom odpovedať na otázky, ktoré môžu mať orgány verejnej moci alebo orgány, a (ii) iné tretie strany, ktoré môže Spoločnosť poveriť poskytovaním osobitných služieb Spoločnosti v súvislosti so vzťahom s vami, ktoré však nebudú spracúvať osobné údaje v mene a na účet Spoločnosti.

• Do ktorých krajín sa budú vaše osobné údaje prenášať?

Vaše osobné údaje sa spracúvajú predovšetkým v rámci Európskej únie, Európskeho hospodárskeho priestoru a Švajčiarska, kde je zabezpečená primeraná úroveň ochrany vašich osobných údajov.

Môže sa stať, že spoločnosť z času na čas prenesie vaše osobné údaje alebo iné údaje odvodené z vašich osobných údajov (napríklad štatistické údaje) príjemcom nachádzajúcim sa v krajinách, ktoré poskytujú nižšiu úroveň ochrany, než aká platí v Európskej únii, Európskom hospodárskom priestore alebo vo Švajčiarsku. Môže k tomu dôjsť najmä z dôvodu používania štandardizovaných produktov alebo technologických riešení poskytovateľov služieb tretích strán (napr. Microsoft Azure).

V takýchto prípadoch Spoločnosť zabezpečuje, aby sa prenos uskutočnil v súlade s pravidlami stanovenými platnými zákonmi o ochrane údajov, najmä (ale bez obmedzenia) na základe vzorových zmluvných doložiek prijatých Európskou komisiou. Pre ďalšie informácie sa obráťte na Spoločnosť.

5. RÔZNE

5.1.      S cieľom zabezpečiť, aby Spoločnosť dodržiavala platné zákony o ochrane údajov, alebo aby zohľadnila akékoľvek zmeny v operáciách spracovania, môže Spoločnosť toto oznámenie kedykoľvek zmeniť. O všetkých takýchto vykonaných zmenách budete informovaní prostredníctvom bežne používaných prostriedkov a formulárov.

5.2.      Spoločnosť vás vyzýva, aby ste jej oznámili akékoľvek nedodržanie tohto oznámenia. Spoločnosť dôkladne prešetrí všetky takéto obvinenia a prijme kroky a opatrenia potrebné na zabezpečenie súladu s platnými zákonmi o ochrane údajov.

5.3.      Prosím, oznámte oddeleniu ľudských zdrojov Spoločnosti všetky zmeny osobných údajov, ktoré sa vás týkajú, aby Spoločnosť mohla spracúvať osobné údaje presne a bezpečne.

5.4.      Ak ste naším obchodným partnerom, nezabudnite informovať všetkých svojich zamestnancov, ktorých osobné údaje budú poskytnuté Spoločnosti, o tomto oznámení a všetkých relevantných aspektoch spracovania ich osobných údajov. Ak tak neurobíte, bezodkladne o tom informujte Spoločnosť, aby mohla splniť informačnú povinnosť a oznámiť to priamo dotknutým osobám.